つい先日、若者を業務関連のセミナーに参加させました。
我々の業界、同業者と接触する機会があまりなく、ふだんは狭い世界で生きています。今回のセミナーは、同業者が主催する実践セミナーでしたので、若人たちは大いに刺激されたようで、帰社後さっそく内容を熱く語ってくれました。

数ヵ月前から、当社では「明文化ミーティング」と題して、業務をマニュアル化する試みを始めました。業務の効率化を図るとともに、その質を均一化できるようにするためです。
セミナーに参加した彼らは、

「今日勉強したことは、まさに明文化しようとしていたことなんです」
「うちの業務に採り入れようと思います」

などと、前向きな発言が飛び出すほど。
同業者が何を考え、行動しているか垣間見ることができたこと、業務に役立つテクニックを吸収できたこと。いろんな意味で、かわいい子に旅をさせたのは成功だったなと思います。

何に対しても刺激にならなくなってくると、歳をとった証拠です。
私も、いつまでも「へぇ～！」「なるほど！」「すごい！」と言えるようにしようと誓ったのでした。

※当社がお客さまにお送りするご請求書に同封するお手紙の内容から（2014年4月）

フレイバーズでは、毎日昼休みが終わった後、ミーティングを行います。
第一の目的は、各プロジェクトの進捗管理。各タスクが遅れなく進んでいるか、何か問題がないか、新規のプロジェクトが入ったよ…などなど、スタッフ全員がプロジェクトの情報を共有するためです。

ここで課題なのは、新規のプロジェクトが入ったときに、ゴールがいつか決まっているか？ということです。クライアント側でも明確なターゲットが設定されていないことがあります。しかし、上層部から指示があると、とたんに納期が決まり、他のプロジェクトを押しのけても実施しなければならなくなるときも多いのが事実です。

このような状況を避けるためには、どうすれば良いか。

自分でゴールを設定すればいいのです。もちろん、クライアントの都合もありますから、一人だけで決めていいわけではありません。スケジュール設定のイニシアティブをとる、ということです。

これをやっていないプロジェクトは、いつまでもだらだらと進捗管理を行う昼ミーティングで交わされる会話はこうなります。それも毎日。

進行役 「このプロジェクトは？」
担当者 「まだ特に進捗はありません」

この延々と続く、際限のないループを止めるための解決策は、「目標を決めて、動く」。それだけです。

しかしやはり、「言うは易し、行うは難し」です。すべてのプロジェクトがそのように行かないのが現実。クライアントに働きかけ、重い腰を上げてもらうのは簡単ではありません。企画を生業としている親戚のアネキに、よく言われました。

「アイデアだけだったら、企画でもなんでもない。それはただの思いつき。思いつきは誰でもできる。そのアイデアで、人を動かすことができて、やっと企画屋なんだ」と。