WEB制作コラム (フレイバーズなコト)

Togglの手軽さ!ズボラでも時間管理は続けられる


Togglの手軽さ!ズボラでも時間管理は続けられる

仕事上、自分で時間の管理をすることになった。毎日、それぞれのプロジェクトにかかった時間を記録しなければならない。
効率性の向上や進捗状況の把握のためには不可欠な作業だが、慣れないうちは手間取ってしまった。

簡単に管理できる方法はないかとたどり着いたのが、タイムトラッキング(時間記録・管理)ツール「Toggl(トグル)」である。
今回は「Toggl」と、筆者の利用法を紹介しよう。

時間計算に疲れた

時間計算に疲れた

はじめは時計をみて記録していた。3時から始めて4時に終わると、作業時間は1時間といった具合だ。その時間をノートにメモする…。時計は身近に存在しているため、始めるのは簡単だ。だが、時計の計算をすることになる。小学生に戻ったような気分だ。
PCや携帯に内蔵されているストップウォッチを利用するのも悪くはない。だが、一度中断したものを再開した際に、集計しなくてはならない手間は変わらない。

ふだん、60進法による計算を行わないこともあり、集計が大変。調べてみると同じように困っている方が多いのか、さまざまな時間管理サービスが存在している。

時間管理を短時間で終わらせるためのリサーチに、長い時間をかけるというのは本末転倒である。
あまり時間を割くわけにもいかないと思いつつ、使えそうなものがないか紹介記事を読んでみた。スマホアプリも含めれば、料金プラン・機能の差を比較するだけで時間をいくらでも消費してしまう。
筆者は多機能を求めていない。多機能であれば煩わしい操作が増えるように思えたからだ。

シンプルでないと続かない。
そこで、一番デザインがわかりやすかったTogglを利用することに、直感的に決めた。

Toggl(トグル)とは

Toggl(トグル)とは

「Toggl(トグル)」とは時間の記録・管理ができるWEBサービスだ。
有料プランもあるが、筆者には無料プランで十分だった。
あえて弱点をいうならば、英語表記のみであること。英語がわからなくとも利用できるはずだが、抵抗がある方もいるかもしれない。ただ、少なくとも、英語が得意ではない筆者でも使えていることは事実だ。

有料プランでは、複数人で利用する際の上限がなくなり(無料プランでは最大5人まで)、時給換算が行えるようになるといった機能が追加される。本格的に運用するのであれば、有料プランを検討してもいいかもしれない。
「Toggl – Free Time Tracking Software」https://toggl.com/

筆者が必要としていたもの

筆者の選んだ条件は以下の点である。

  • シンプルな記録方法
  • MacやWindowsなど環境を問わず利用できる
    (たいていのタイムトラッキングツールにある機能だ。)

シンプルな記録方法

タスク名を入れて、計測を開始するだけである。
クライアント名やタグを付け加えることで、タスクを分類することも可能だ。
日本語で名前を付けることも可能。これまでのところ文字化けもしていないので、通常使う分には問題ないだろう。

シンプルな記録方法

もちろん、何も記入せずに計測することもできるが、記録した時間を振り返る際に、未分類として一つにまとめられてしまう。少なくともプロジェクトやクライアントごとに分けておくことをおすすめする。

一度記録されたものを選ぶだけで、記録の再開ができるのも便利な点のひとつだ。

記録の再開ができるのも便利な点

筆者の場合、無記入で計測を始め、あとからタスク名を付けることも多い。
計測を止めてからはもちろん、計測中でもタスク名や分類の編集は可能だ。入力の際、最近の項目であればサジェスト(プルダウンメニューから候補を選ぶ)機能も便利なポイント。 急に別のタスクが飛び込んできても、とりあえず無記入で計測を始め、あとからタスク名を合わせれば、時間の集計ができる。

無記入で計測を始め、あとからタスク名を付けることも

MacやWindowsなど環境を問わず利用できる

環境を問わず利用できる

TogglはWEBサービスであるため、ブラウザを利用できる環境であれば、社内・自宅問わずどこでも利用できる。
さらに、ブラウザでの利用だけでなく、PCのデスクトップアプリや、iPhone・Androidアプリなどもあり、常にブラウザの1タブを占拠し続けられる心配もない。

また、複数の環境で同時に使用していても同期しているので、PCで計測を始めて、iPhoneで止めるといったことも可能だ。
そのため、うっかり計測を忘れていたり、出先で計測の止め忘れに気付いても問題はない。
とりあえず近くにある端末からボタンを押す。開始でも停止でもいい。タイマーの区切りを作ればいいだけだ。

簡単だから続く

簡単だから続く

なにごとも一度始めてみるのは簡単だ。だが、続けるのは難しい。
作業の前に記録を始めて、終われば止める。
作業ごとにこの工程を挟むのは意外と面倒である。

始める際は、ついつい理想を追い求めてしまうが、自分の身の丈にあったものでないと簡単には続かない。
「名前をつけてボタンを押す程度の単純さ」であったTogglを選んだのは、結果的に正解だった。

筆者は、すべてを厳密に計測しようとは思っていないし、計測に多少ズレがあっても気にしないようにしている。
データは後からでも追加・修正が可能だから。思い出せればそれでいい。
かなりズボラな管理方法ではあるが、続いているのでデータは蓄積されている。

始めなければ改善点は見えてはこない。それは時間管理であろうが変わりはない。
無駄な時間を見つけ、作業の効率化をはかるといった、もっと高度な「時間管理」へ進むのは、データが蓄積されてからでも遅くはないはずだ。

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