コラム(フレイバーズなコト)

マネジメントな日々 2011年4月20日

プロジェクト用ファイルラック

ファイルラック

フレイバーズには、プロジェクト(短期間で終わるメンテナンスサポート案件から、長期にわたる新規構築のプロジェクト案件まで)のドキュメント類を1ヵ所に集めてあるファイルラックがあります。
各担当者は、処理を行う時には必ずこのファイルラックから必要なファイルを取り出して片付け、処理が完了したら必ず元の場所に戻します。

これを個人の机のどこかにしまい込んでしまうと、何かの機会(担当者が不在で、クライアントから問い合わせがあった時や不具合を見つけ、修正しなければならなくなった時など)に探そうとしても、なかなか見つからないことが多かったのです。

結果、クライアントに迷惑をかけ、他の担当者の時間もムダにすることになる。とすれば、これは1ヵ所に集めて、探しやすいように整理するしかないだろう、となったわけです。ファイルを取りに行く手間は増えますが、逆に効用も大きい。

1.個人の机が片付き、仕事がはかどる。
2.ファイルを探すムダな時間はほぼなくなる。
3.ファイルを探しやすくしないといけないという課題があるので、キレイに片付ける。
4.頻繁にファイルラックをチェックするので、整理も進む。
5.いろんなサイズや種類のドキュメントがあり、乱雑な感じになってしまう空間もスッキリする。

やはり、基本は整理整頓。あまり極端にやりすぎるのはいけませんが、適度に整理をすると、仕事環境や効率は変わります。そして何より、心が豊かになるような気がします。

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執筆:平田 弘幸