ビジネスマンのための評価が上がるレポートの書き方

3.スラスラ読めて高評価が得られるレポートのポイント

3-1.具体的に書く

抽象的な話を10語るより、1つの具体的なエピソードの方がよほど伝わることがある。それほど具体的な話というのはチカラを持っている。
だから研修先、視察先ではなるべく具体的なエピソードを探してほしい。そして気付いたことや思ったことがあればすぐにメモにとっておくことをおすすめする。
このネタ帳が、後でレポートを書く際に非常に役立つ。それくらいのことは覚えているというかもしれないが、自分の脳を過信してはいけない。先に述べたように、レポートでは具体性がとても重要だ。頭のなかに何となく残っているエピソードよりも、ネタ帳に詳細をメモしたエピソードに写真が添えてあるほうが何倍も説得力がある。
したがって、アイツ邪魔だな〜と思われても気にせずに、写真は一番前にしゃしゃり出て撮ってくるのが正解だ。ネタ帳や鮮明な写真があるのとないのとでは、レポートの出来に雲泥の差が生まれるのだから。

3-2.わかりやすく書く

ありがちなビジネス文書の失敗その2は、やたらと専門用語や難しい言葉を使うこと。この失敗の裏には、自分の書いた文章に箔をつけたいというヤマシイ気持ちが隠れている。
たとえば、こんな文章がある。「自社の経営ビジョンを達成するために何をすべきか」をある社員がまとめたものである。

『グループの全体最適を見据えつつ、その一方で個社最適も考慮してサービスを更に拡大していく』

それらしい言葉を多用すると自分が賢くなったように感じるが、実際のところ、たいしたことを言っていないことが多い。下記のようにしてみると、どうだろう。

『グループ会社一つひとつにとっての理想のサービスと、グループ全体にとっての理想のサービスには異なる点もあるため、その違いに考慮する必要がある』

おそらく、こんなようなことが言いたかったのだろう。難しい言葉を使うと自分は気持ちよくても、読む人に無駄に頭を使わせ、疲れさせる。難しい言葉を使いたい時は、その難単語を幼稚園児でも分かるような別の言葉で置き換えてみてほしい。すると、通りいっぺんではない深い理解が必要なことが分かるし、案外表面しか分かってないからその言葉しか出てこないということもある。

3-3.簡潔に書く

簡潔さはいつどんな場面でも役に立つ。
特に各種のレポートや報告書のようなビジネス文書では、短い時間で有益な結論を得たい人ばかり。回りくどい書き方、もってまわった書き方は評価を下げるだけと心得よう。簡潔に言い表すためのポイントを３つ紹介する。

• レポートを書き終わったら読み返して、削れるだけ削る
• 「馬から落馬」のような重複がないかチェックする
• 分かりきったことを言っていないかチェックする

たとえば『学生時代はよく体が丈夫なことを褒められることが多かった』という文章では、頻度をあらわす「よく」と「多かった」が重複している。『学生時代は体が丈夫だと褒められた』でも、意味は十分伝わるし文章も引き締まった。
また、前置きやまとめはどうしても付けたくなるが、内容次第では蛇足になりかねない。分かりきったこと、みんなが知っていることをなぞっているだけなら、思い切って削除してしまおう。核心から入って核心で終わる、そんなレポートなら最高だ。余分な文章であなたのレポートの内容を薄める義理はない。

4.ビジネス文書とWEBライティングの共通点

ビジネスにおけるレポートや報告書の文章で重要視されるポイント、それは短時間で結論が理解できること、論理的であること、オリジナリティがあること、役に立つ内容であること…
考えれば考えるほど、WEBでのライティングとの共通点が多いことに気付く。優れたビジネスレポートを苦労せずに書けるようになれば、WEBライティングのスキルも自ずと上がるということである。
ただしメリットはそれだけではない。これらの共通点をよく見てほしい。ここには、WEBに限らずあらゆるビジネスシーンで、アドバンテージをもたらすスキルが凝縮されているのである。

研修レポートなんて、本業とは関係ないと思っているあなた。思考は言葉でできている。きちんとした文章が書けない人は、十中八九思考もこんがらがっているのだ。
デキるビジネスマンを目指すなら、とるにたらないと思われる研修レポートでも、上司を唸らせるくらいの気合いで臨んでほしい。言葉を磨けば、思考も磨かれる。研修レポートもWEBライティングも、上司の評価も営業成績も、すべてが言葉とつながっているのだ。